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预约,让“占座”变“选座” ——图书馆解决师生“急难愁盼”问题

文章来源:图书馆 发布日期:2021-11-12

早起排队抢座,“占座”成了同学们的急难愁盼问题

西土城校区图书馆一直是同学们最热衷的研习场所。尽管图书馆已经最大限度的为同学们创造更多空间,但自习座位资源依然十分紧张。之前图书馆采用先到先得的座位获取方式,在考研的冲刺阶段,内卷已经严重到为了获得一个座位,本来七点开门的图书馆凌晨五点钟门口便已经开始排起了长队。除了排队抢座问题外,一张纸占座、一人占多座、座位被占却闲置等问题也十分普遍,因座位使用问题引发的矛盾与纠纷不断。一系列与座位有关的问题成为了摆在图书馆面前的急难愁盼问题。

上线座位预约管理系统,变占座为选座

迅速科学部署,拿出解决方案。问题出现后,图书馆党支部与馆领导高度重视,迅速科学部署。对兄弟院校图书馆进行了调研,充分收集和听取多方读者意见,综合比较市面现有座位预约系统软件,选定软件提供商。在开发阶段,多次与开发方提供需求,组织协调多部门进行配合与保障。测试阶段反复论证,征询读者意见。系统上线前夕,又做了大量而细致的前期准备工作,清理自习室,座位贴二维码,召开协调会确定系统使用规则,陪训系统管理员。图1座位预约系统工作协调会。

以学生为本,柔性管理。大力宣传推广。在系统上线的初期,宣传推广让读者使用系统成为工作的重点。图书馆通过主页、布告栏、官微、论坛等多种线上渠道和大屏幕、海报等线下途径发布通知。设计自习室分布图、预约座位使用流程图、座位预约系统管理办法等宣传海报张贴在图书馆大厅和每个自习室的醒目位置,营造座位预约管理系统的使用氛围。见图2系统使用流程图自习室分布和管理办法。

培养使用习惯。读者使用习惯的培养是工作中的难点。在实践中我们总结出宣传与巡查两手抓的办法。一方面积极加大宣传,另一方面通过保持巡查。通过向读者传达“不使用系统人不在座位时桌面物品有可能被管理员当成占座被清理”的管理规定,让读者自发的去使用系统。取得了不错的效果。

制定配套管理办法。座位预约管理系统的最核心功能是能让读者平等的使用座位。为了保证公平,在实际工作中,要制定一系列配套的管理办法。例如座位需要每日一清,保证第二天读者来馆时座位上没有任何东西,避免读者因遗留物品发生座位使用纠纷。除了每日清理,我们又制定出每周存包柜书架清理和日常巡查占座清理等管理办法。

主动发现并及时解决问题。系统上线一段时间之后,我们汇总了读者在座位预约系统中出现的常见问题,做成Q&A在网上进行了发布。根据读者需要,制定或调整相应的政策。对读者反馈较多的就餐暂离时间过短问题,我们重新做了调研问卷统计结果后采纳了多数读者的意见进行了延长。

畅通反馈渠道,倾听读者声音。在日常管理中,我们通过多渠道随时听取意见,解答疑问,解决问题。为了能让读者在遇到问题时更容易联系到我们,我们在每个座位上张贴了带有管理人员联系方式和Q&A二维码的温馨提示卡。用一张小卡片,拉近我们与读者之间的距离。见图3。

效果明显,自习情况焕然一新。2021年春季学期开始,在前期的充分论证、调研和准备之后,西土城校区图书馆座位预约管理系统上线了。经过一段时间的试运行整体情况良好,在五一节后正式上线。座位预约系统的上线,给图书馆的研习空间带来了可喜的变化。有效解决了同学们早起排队的内卷。门口的长队再也不见了,每天早上八九点钟到自习室仍然可以找到空座位。基本杜绝了占座问题。因系统中只能每人一座,用书本物品占座管理员可以随时清理。过去一人占多座,一张纸占座基本被杜绝,让读者有了平等的座位使用机会。座位有效使用率大幅提高,选座变得从容。系统上线以来,自习高峰时段,每个自习室几近坐满,以前的占座却空置的情况明显改善。选座变得从容了许多,只要每天花几分钟便可以轻松使用当天的座位或预约第二天的座位。因座位产生的矛盾纠纷大幅减少。由于前期规则讨论充分,座位使用权判定方式清晰,读者之间因占座而引发的纠纷大幅减少。

座位预约管理系统上线,让同学们从“占座”变为“选座”,一字之差,体验却大相径庭。以图书馆党支部为领导的图书馆人也用自己的实际行动解决了占座这个师生的急难愁盼问题。图4系统上线后,日常巡查过程中拍摄的学生自习室情况。

经验总结

领导重视,科学部署。出现占座问题后,图书馆领导高度重视。特别是在党史学习教育活动中,把学习党史同推动实际工作结合起来,强化把解决师生员工关心关注问题摆在突出位置的意识,把学习成效转化为工作动力。第一时间就将该问题列为了“学党史、办实事”的工作重点,科学部署座位预约系统的调研、选用、测试等工作,科学部署座位预约系统的试运行、宣传、实施等工作。各相关部门之间的通力合作,密切配合为系统的尽快上线提供了强有力的保障。

用心服务,办好实事。图书馆人始终坚持“以学生为本”的理念和“服务第一,师生满意”的工作目标,无论是在座位预约系统选型过程中,还是制定座位管理制度中,都坚持征求学生意见,通过调查问卷、邮箱等方式广泛了解同学们的诉求,坚持把最大多数同学们的意见体现到工作实践中。将遇到的难题,纳入到学习教育活动中来,以师生的实际问题和需求为工作方向,用心服务,努力推动解决问题,取得实效。

图1 座位预约系统工作协调会

图2 系统使用流程图自习室分布和管理办法

图3 贴在每个自习室座位的温馨提示卡片

图4 系统上线后,日常巡查过程中拍摄的学生自习室情况。